W moich wcześniejszych artykułach dużo pisałem o raportowaniu. Było w nich dużo liczb, danych i wykresów. Trudno żeby było inaczej pisząc o Revenue Managemencie, czyli dziedzinie która bez liczb i analityki funkcjonować nie może. Ogólnie rzecz biorąc, opisywane wcześniej raporty można podzielić na 2 rodzaje: szybkie i częste raporty operacyjne oraz większe raporty o znaczeniu bardziej strategicznym. Pierwsze z nich zawsze wymagają ustalenia dwóch parametrów. Po pierwsze częstotliwość, czyli jak często je generujemy, a po drugie okres, czyli jakiego zakresu dat dotyczą zawarte w nim dane. Coraz częściej słyszę o hotelach które zdecydowały się na wprowadzenie u siebie opisywanego wcześniej Pick Up Reportu. To podstawowy raport wyników tworzony w cyklu tygodniowym dla okresu pięciu miesięcy, tj. miesiąc bieżący plus cztery kolejne. Dla większości obiektów w zupełności wystarczy, ale tam gdzie dużo się dzieje, musimy pójść o krok dalej. Mam na myśli zwiększenie częstotliwości oraz zmniejszenie okresu raportowania, co uczyni statystyki bardziej precyzyjnymi. Tym samym dochodzimy do raportowania dziennego. Tego rodzaju statystyki możemy nazwać roboczo Daily Reports.
To jeden z tych raportów który większość managerów powinna mieć u siebie na biurku codzienne rano i oddawać się jego lekturze do pierwszej kawy. Jest zupełnie podstawowy i polecam od niego zacząć jeśli do tej pory nie prowadziliśmy u siebie żadnego raportowania w cyklu dziennym. Jeśli tylko pozwalamy operacyjnie na to aby recepcja miała podstawowy dostęp do modułu raportowania w hotelowym PMS, dobrym pomysłem jest aby przygotowywała go nocna zmiana. Jego utworzenie jest stosunkowo proste i nawet kiedy musimy wspomagać się Excelem, nie powinno zająć więcej niż 15 minut. Ogólnie raport możemy podzielić na 3 części: Realizacja, Pickup oraz Bieżący miesiąc.
Realizacja to podstawowa informacja o tym, jak zakończył się wczorajszy dzień. Po pierwsze ile pokoi było zajętych i w jaki sposób przełożyło się to na procent obłożenia. Na pewno warto zamieścić informacje o przychodzie netto z zajętych pokoi oraz finalny poziom średniej ceny.
W drugiej części (Pickup) informujemy o tym, ile nowych rezerwacji napłynęło, ale z dodatkowym wyszczególnieniem ile z nich dotyczy rezerwacji z datą przyjazdu w bieżącym miesiącu. Te z kolei rozbijamy na pokojonoce bo przecież otrzymujemy rezerwacje na więcej niż jedną dobę. Tak samo jak wcześniej warto dodać informacje o wartości netto tych rezerwacji oraz o ich średniej cenie.
Ostatnia część (Bieżący miesiąc) to zestawienie podstawowych informacji o bieżącym miesiącu całościowo, czyli od pierwszego do ostatniego dnia miesiąca. Pierwsza, oczywista statystyka to poziom obłożenia, następnie przychód netto oraz informacja o średniej cenie. Zanim przejdziemy dalej, warto w tym miejscu wyjaśnić znaczenie czerwonych strzałek w części Realizacji oraz Pickup’u. Są one widoczne przy średniej cenie i symbolizują odniesienie do średniej ceny na poziomie miesiąca. Analizując dane z prezentowanego raportu możemy zobaczyć, że wszystkie rezerwacje zrealizowane wczoraj oraz te nowe z datą przyjazdu w bieżącym miesiącu wpływają negatywnie na ogólną średnią cenę. Oczywiście lepiej jest kiedy średnia cena rośnie, ale nie zawsze jest to możliwe, szczególnie w niskim sezonie. Niemniej, jeśli podobna sytuacja będzie miała miejsce kilka dni z rzędu, warto zastanowić się co może być przyczyną.
Kolejna część prezentuje wysokość założonego w danym miesiącu celu finansowego oraz pokazuje ile pozostało aby ten budżet zrealizować w wartościach bezwzględnych oraz procentowych. Wciąż jest na rynku mnóstwo obiektów, niekoniecznie tych najmniejszych, które nie zakładają żadnego poziomu celu finansowego. W takim wypadku rekomenduje przyjąć choćby podstawową wartość równą wielkości przychodu z analogicznego okresu w ubiegłym roku powiększoną o bezpiecznie 10-15% jeśli wiemy, że ten okres zakończył się bardzo dobrym wynikiem, lub powiększoną 15-25% jeśli wiemy że w roku bieżącym możemy z tego miesiąca wycisnąć o wiele więcej. Chodzi o to, że warto mieć zawsze jakiś punkt odniesienia. Pisałem już o tym wcześniej, ale wspomnę tylko, że dobrze ułożony cel finansowy to taki który finalnie zakończy się realizacją na poziomie 93 – 107%. Najpewniej tak właśnie zakończy się cel który zostanie wcześniej dobrze przemyślany. Taki, przy którego układaniu weźmiemy pod uwagę wiele zmiennych m.in. dane historyczne, rynkowy benchmark, itp.
Ostatnie dwie informacje dotyczą poziomu obłożeniu ale są statystyką o zupełnie innym charakterze oraz interpretacji. Obłożenie LY to jedynie informacja o tym, z jakim obłożeniem zakończył się analogiczny miesiąc w ubiegłym roku. Widać więc, że obecnie, pomimo tego że do końca miesiąca wciąż zostało parę dni, nasze obłożenie jest lepsze. Czy to dobrze, czy źle, tego nie dowiemy się z poziomu tego raportu. Musimy zajrzeć oczko wyżej, czyli do Pickup Reportu aby porównać choćby średnią cenę (ADR). W takich momentach właśnie widać jak niektóre raporty ładnie się ze sobą uzupełniają. Drugi rodzaj obłożenia to nic innego jak ostatnia kolumna również w Pickup Reporcie, która tam akurat nazywa się OCC NEEDED, czyli poziom obłożenia z jakim finalnie będziemy potrzebować zakończyć bieżący miesiąc aby zrealizować cel finansowy z obecnym poziomem średniej ceny. Ten wskaźnik również opisywałem już wcześniej, ale dodam tylko tyle że pomaga on w jakiś sposób określić z wyprzedzeniem, czy realizacja celu finansowego na założonym poziomie będzie w ogóle możliwa.
Opisany Daily Report to swego rodzaju wisienka na torcie, czyli ostatni element układanki, który z innymi raportami w sposób dokładny i rzetelny pomaga nam kontrolować bieżącą sytuacje w hotelu przynajmniej na poziomie działalności noclegowej. Natomiast to jakiego rodzaju raporty będziemy mogli tworzyć oraz czy zawarte w nich dane będą poprawne zależy niezmiennie od dyscypliny gromadzenia danych w hotelu oraz skrupulatności osób biorących udział w procesie obsługi rezerwacji.
Comentários